Enterprise Resource Planning Menggunakan Phreedom

1. Pendahuluan

Phreedom dikembangkan sebagai perencanaan sumber daya perusahaan berbasis web gratis dan open source (ERP) aplikasi. Program ini ditulis dalam bahasa PHP scripting dengan mesin database MySQL. Tujuannya adalah untuk memberikan masyarakat-usaha kecil dengan multi-bahasa manajemen perusahaan alat end-to-end untuk berjalan dalam lingkungan Internet. Phreedom ini dimaksudkan untuk memberikan solusi tanpa biaya untuk badan usaha kecil. Phreedom adalah platform independen, browser yang independen, dan dapat diterjemahkan ke dalam berbagai bahasa.

Phreedom adalah toolkit modular untuk usaha kecil berdasarkan PhreeBooks akuntansi mesin. Proyek ini disponsori oleh PhreeSoft, LLC yang bertanggung jawab untuk pengembangan kode memimpin dan manajemen proyek. Fitur termasuk, penuh akuntansi double entry, manajemen persediaan lengkap, pelacakan biaya proyek, CRM, Pengiriman dan antarmuka pembayaran kepada layanan utama, pengendalian proses manufaktur dan banyak lagi.

Sebagai sebuah aplikasi Open Source di lingkungan ERP,CRM dan akunting. Phreedom menyediakan sejumlah layanan dan fitur yang sangat bermanfaat. Beberapa layanan dan fitur tersebut antara lain:

1. Accounting berbasis web
2. Manajemen Inventory
3. Kasir (Point of Service)
4. Kurs mata uang
5. E-commerce
6. Project Tracking
7. Pengiriman (Shipping)
8. Perbankan (Banking)

Phreedom saat ini tersedia untuk demo. Ini adalah versi yang berfungsi penuh dari perangkat lunak dengan semua modul inti diinstal dan add-on beberapa modul. Versi ini akan memungkinkan pengguna untuk membiasakan diri dengan tata letak Phreedom dan pilihan yang dapat disesuaikan.

2. Spesifikasi minimum yang diperlukan

Sebelum melakukan instalasi Phreedom, pengguna harus mengetahui terlebih dahulu spesifikasi minimum yang telah ditentukan. Untuk melakukan instalasi Phreedom, dibutuhkan perangkat berupa komputer maupun laptop, dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Terinstal sistem operasi di laptop maupun komputer. Phreedom dapat di-instal pada Windows, Linux, Mac. Dalam praktek ini saya melakukan instalasi Phreedom pada sistem operasi Windows 10
2. Terinstal PHP, MySQL, dan Javascript. Agar lebih mudah, cukup instal sebuah aplikasi web server seperti XAMPP, LAMP atau sejenisnya 
3. Terinstal web browser yang berbasis GUI dan mendukung PHP, MySQL serta Javascript, disarankan Google Chrome

3. Panduan pre-Instalasi 

Sebelum memulai instalasi Phreedom, lakukan instalasi aplikasi XAMPP yang berguna sebagai local web server dan database server. Saya menggunakan XAMPP karena sistem operasi yang digunakan adalah Windows 10. Berikut langkah-langkah sebelum melakukan instalasi Phreedom.

• Instal XAMPP yang sesuai dengan versi Phreedom yang akan diinstal. Versi XAMPP yang digunakan adalah XAMPP 5.6.33-0
• Jika belum mempunyai, bisa download file installer XAMPP di https://goo.gl/EkNG5J 
• Setelah mendapatkan file installer XAMPP. Instal XAMPP pada folder C:\xampp
• Setelah XAMPP berhasil diinstal, buka Control Panel XAMPP lalu aktifkan atau start module Apache dan MySQL 

• Phreedom menggunakan database MySQL PHPMyAdmin. Jika ingin mengubah password pada PHPMyAdmin, harus memunculan telebih dahulu menu “Change Password” pada PHPMyAdmin. Klik Config pada Apache dan edit file phpMyAdmin(config.inc.php) dengan Notepad ,Notepad++ atau Sublime.

• Ganti $cfg['Servers'][$i]['auth_type'] = 'config'; menjadi $cfg['Servers'][$i]['auth_type'] = 'cookie'; kemudian Save.

• Lalu ketikkan pada address bar browser localhost/phpmyadmin, username: root, password: (tidak usah diisi).

• Pilih “User accounts”, lalu pilih “Edit privilleges” dan pilih Ubah sandi. Sekarang kita sudah bisa mengganti password database yang akan berguna saat Instalasi Phreedom. Ubah sandi bersifat wajib.

• Langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah membuat database. Masih pada laman localhost/phpmyadmin, buat database (yang akan digunakan nanti untuk instalasi Phreedom dengan cara:
  
  1. Klik menu Basis data
  2. Klik Buat basis data 
  3. Isi nama basis data, mis: phreedom atau lainnya 
  4. Klik Buat sampai muncul pop up: “Basis data phreedom berhasil di buat” 

 

4. Panduan Instalasi

Proses pre-instalasi telah selesai, maka kita bisa langsung memulai proses instalasi Phreedom. Untuk memulai proses instalasi Phreedom pada sistem operasi Windows, lakukan langkah-langkah berikut: 

• Jika belum ada file Phreedom, bisa download PhreedomR35RC3 di https://goo.gl/3QTYW 
• Pindahkan file tersebut pada folder “C:\xampp\htdocs”, lalu extract pada folder tersebut.
• Pastikan module Apache Server dan MySQL Server masih aktif pada control panel XAMPP.
• Buka web browser dan ketikkan http://localhost/PhreedomR35RC3 pada address bar web browser (Untuk address sendiri disesuaikan dengan nama folder phreedom. Misalkan nama foldernya phreedom. Maka localhost/phreedom).
• Akan muncul menu awal instalasi Phreedom, lalu pilih opsi Agree dan klik Continue. 

• Halaman selanjutnya yaitu berisi formulir pengisian untuk Company Information, Administrator Information, Server Information, Database Information, dan Fiscal Information. Isi semua isian dengan lengkap(terutama semua password), kemudian klik Continue. Note: untuk database name, namanya harus sesuai dengan yang dibuat di phpmyadmin. Untuk database user dan password, menggunakan akun untuk login ke phpmyadmin.

• Tunggu sampai proses instalasi selesai. Jika proses instalasi berjalan dengan normal, maka akan muncul tampilan berikut. Lalu klik Go to Your Company.

• Kita akan diarahkan ke halaman utama Phreedom. Tampilan dari halaman utama seperti di gambar bawah ini. Sampai di sini proses instalasi Phreedom sudah selesai. Klik Logout pada kanan atas untuk keluar dari sistem.

• Kita akan diarahkan ke halaman Login, sebagai berikut:

5. Kendala instalasi dan solusi


Kendala

Kendala yang terjadi saat instalasi Phreedom yaitu ketika setelah mengisi formulir pada proses awal instalasi, kita diarahkan ke blank page atau no response maka periksa database yang telah dibuat pada PHPMyAdmin(saat blank page, jangan melakukan refresh dihalaman tersebut. Karena akan mengakibatkan error di database, database akan terdeteksi ganda (duplicate)).

Jika sudah ada isinya, instalasi dapat dikatakan telah berhasil namun jika masih kosong lakukan instalasi kembali. Pastikan file configure.php sudah ada pada file path C:\xampp\htdocs\PhreedomR35RC3\includes. Jika file configure.php ini tidak ada, maka kita tidak akan dapat menjalankan aplikasi Phreedom.

Solusi

Solusi yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah blank page adalah Copy dan paste file configure.php pada sub directory C:\xampp\htdocs\PhreedomR35RC3\includes. Untuk data configure.php bisa download di https://s.id/4utUr . Langkah-langkah berikut akan menjelaskan solusi untuk mengatasi blank page:

6. Panduan penggunaan Phreedom Referensi

Sebelum Login ke sistem Phreedom, ada dua hal yang harus diperhatikan:

• Untuk mencegah proses instal kembali, hapus/rename folder install yang ada pada folder C:\xampp\htdocs\PhreedomR35RC3\install
• Pastikan komputer/laptop terhubung ke jaringan internet saat menjalankan aplikasi Phreedom

Saatnya login ke Phreedom, pastikan module Apache Server dan MySQL Server masih aktif pada control panel XAMPP. Ketik http://localhost/PhreedomR35RC3/index.php pada address bar web browser untuk masuk ke halaman Login. Masukkan Username dan Password yang sudah dibuat saat instalasi di formulir. Jika sukses Login maka akan diarahkan ke halaman utama Phreedom, sebagai berikut:

Untuk menambahkan Dashboard item, klik Add Dashboard Item to This Menu. Kita akan disajikan sejumlah menu yang dapat ditambahkan pada Dashboard item dengan hanya mencentang Item yang tersedia. Setelah mencentang Dashboard Item, jangan lupa untuk save.

Menu yang terdapat pada Phreedom mulai dari Home hingga Log Out. Berikut akan dijelaskan beberapa menu yang ada di Phreedom

1.  Menu Customers

Menu Customers membantu Anda di dalam mengelola data terkait dengan customer pada perusahaan Anda. Terdapat 14 Sub Menu dari Menu Customers ini mulai dari New Customer sampai Reports

a. New Customer

• Pada Sub Menu New Customer Anda akan disediakan formulir online untuk pengisian data pelanggan baru
• Isikan segala data terkait dengan Contact Information, Main Mailing Address, dan Attachment pada Tab General dan data-data lainnya pada Tab Contacts, History, Address Book, Payment, dan Note.
• Klik Save (gambar disket) agar data-data isian tersimpan pada database server.

b. Customer Manager

• Setelah semua data customer dimasukkan dan Anda mengklik Save maka akan dialihkan ke halaman Customer Manager yang bertujuan untuk mengelola data customer yang sudah dibuat.
• Anda dapat mengklik tombol Text_Sales, Edit, dan Delete pada kolom Action yang disediakan pada bagian kanan setiap nama customer. Klik Save setelah melakukan perubahan.

c. PhreeCRM

• Sub Menu PhreeCRM berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola CRM yang disediakan dalam Phreedom.
• CRM menjadi salah satu Sub Menu yang disediakan selain akunting dan ERP 
• Untuk mengisi data baru, pilih Sub Menu PhreeCRM kemudian klik New (gambar kertas)

• Isikan segala data terkait dengan Contact Information, Main Mailing Address dan Attachment pada Tab General dan data-data lainnya (jika diperlukan) pada Tab Notes.
• Klik Save agar data-data isian tersimpan pada database server.

• Setelah semua data dimasukkan dan sudah di Save maka akan dialihkan ke halaman tabel yang memuat data PhreeCRM yang telah Anda masukkan, seperti berikut:

d. Sales Quotes

• Sub menu Sales Quote berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola tagihan (bill to), pengiriman (ship to), dll. 
• Isi data pada kolom Bill to, Ship to (jika data alamat Bill to sama dengan Ship to, cukup klik Copy), PO Number, Quantity, Unit Price, dll. dengan lengkap.
• Untuk mendapatkan informasi id Customer klik gambar Search (kaca pembesar). Lalu kita pilih customer yang akan digunakan di menu ini. Jika isian sudah lengkap, klik Save. 

  

e. Sales Quotes Manager

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data sales quote yang sudah dibuat.
• Anda akan disajikan baris data beserta tombol Toggle Status, Print dan Edit pada kolom Action yang disediakan pada bagian kanan setiap nama customer. Klik Save setelah melakukan perubahan.  

f. Sales Order

• Sub Menu ini berkaitan dengan pengelolaan data sales order. Anda dapat menambahkan data baru atau mengubah data yang telah ada (edit). 
• Isi data pada kolom Bill to, Ship to (jika data alamat Bill to sama dengan Ship to, cukup klik Copy), PO Number, Ship by Date, Quantity, Unit Price, dll. dengan lengkap. Jika sudah lengkap, klik Save.

g. Sales Order Manager

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data sales order yang sudah dibuat. Akan disajikan baris data beserta tombol Toggle Status, Print, dan Edit pada kolom Action yang disediakan pada bagian kanan setiap customer. Klik Save setelah melakukan perubahan.  

h. Sales/Invoice

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data sales/invoice. Isi data pada kolom Bill to, Ship to (jika data alamat Bill to sama dengan Ship to, cukup klik Copy), PO Number, Ship by Date, Quantity, Unit Price, dll. dengan lengkap.
• Nomor Invoice bisa dikosongkan karena sistem Phreedom bisa melakukan generate Invoice#. Jika sudah lengkap, klik Save.

i. Sales/Invoice Manager

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data Sales/Invoice yang sudah dibuat. Anda akan disajikan baris data beserta tombol Ship, Payment, Print dan Edit pada kolom Action yang disediakan pada bagian kanan setiap nama customer. Klik Save setelah melakukan perubahan.

j. Customer Credit Memos

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data terkait dengan customer kredit memo. Isi data pada kolom Bill to, Ship to (jika data alamat Bill to sama dengan Ship to, cukup klik Copy), Ship by Date, Quantity, Unit Price, dll. dengan lengkap
• Nomor Credit Memo bisa dikosongkan karena sistem Phreedom bisa melakukan generate Kredit Memo#. Jika sudah lengkap, klik Save 

k. Report

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam menyajikan data laporan digital. Pada Sub Menu ini, Anda akan disajikan sejumlah daftar dokumen(document list) yang dapat Anda pilih untuk disajikan dalam laporan digital. 
• Klik dokumen yang disajikan, misalnya Sales Order Report 
• Ada beberapa opsi yang bisa dipilih seperti Open, Delete, Edit, Rename, Copy, dan Export. Jika Anda memilih opsi Export maka file SalesOrderReport.zip akan ter-download secara otomatis pada folder default download komputer/laptop Anda. 

2. Menu Vendors

Menu Vendors berkaitan dengan segala hal tentang vendor yang berhubungan dengan perusahaan Anda. Terdapat 12 Sub Menu dari Menu Vendors ini mulai dari New Vendor sampai Reports. 

a. New Vendor

• Pada Sub Menu ini, Anda akan disuguhi formulir online untuk pengisian data vendor baru. Isikan segala data terkait dengan Contact Information, Main Mailing Address, dan Attachment pada Tab General dan data-data lainnya pada Tab Contacts, History, Address Book, dan Note.
• Klik Save agar data-data isian tersimpan pada database server.

  

b. Vendor Manager

• Setelah Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda mengelola data vendor pada perusahaan Anda.

3. Menu Inventory

Menu Inventory berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data terkait inventori di perusahaan Anda. Terdapat 5 Sub Menu dari Menu Inventory ini mulai dari New Inventory sampai Reports.  

a. New Inventory

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam menambahkan data item Inventori.
• Untuk membuat New Inventory, cukup isikan data SKU (Stock Keeping Unit), memilih Inventory Tape dan Cost method. 
• Klik Continue (tanda panah hijau di kiri atas) agar data tersimpan pada database server.

• Setelah data inventori dimasukkan/dipilih dan Anda mengklik Continue maka Anda akan dialihkan ke halaman yang memuat data inventori yang baru dibuat, seperti berikut:

 b. Inventory Manager

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda mengelola data inventori pada perusahaan Anda.

4. Menu Banking 

Menu Banking berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data banking yang terkait dengan perusahaan Anda. Terdapat 10 Sub Menu dari Menu Banking ini mulai dari New Customer Receipts sampai Reports.

a. Customer Receipts

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam menginputkan data customer receipt.  
• Untuk menggunakan Sub Menu ini Anda cukup mengisikan Customer ID(yang telah dibuat sebelumnya) maka data-data lainnya akan muncul secara otomatis.
• Anda hanya perlu mengisi nomor Reference serta memilih Payment Method dari beberapa opsi yang ada.  
• Klik Save agar data tersimpan pada database server

5. Menu General Ledger

Menu General Ledger atau buku besar/pembukuan keuangan berfungsi untuk membantu Anda dalam administrasi jurnal, manajemen, laporan, pembukuan, keuangan, dll. Terdapat 6 Sub Menu dari Menu General Ledger ini mulai dari General Journal sampai Reports.

 

6. Menu Employee

Menu Employee berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola data karyawan di perusahaan. Terdapat 3 Sub Menu dari Menu Employee ini mulai dari New Employee sampai Reports.  

7. Menu Tools

Menu Tools berfungsi untuk membantu Anda proses shipping (pengiriman barang), laporan, import dan export data, dll. Terdapat 4 Sub Menu dari Menu Tools ini mulai dari Shipping Manager sampai Company Backup.

8. Menu Company

Menu Company berfungsi untuk membantu Anda dalam melakukan pengelolaan data terkait perusahaan Anda dan konfigurasi sistem untuk ERP dengan memanfaatkan aplikasi Phreedom ini. Terdapat 5 Sub Menu dari Menu Company ini mulai dari Help sampai Users.

a. Help

• Sub Menu ini berfungsi untuk membantu Anda dalam menggunakan semua layanan pada Phreedom.
• Cukup klik Sub Menu ini maka sistem akan membukakan tab baru yang menampilkan halaman yang memuat panduan Phreedom. Terdapat 3 tab pilihan pada Sub Menu Help ini, yakni Contents, Indeks, dan Search.

9. Menu Log Out

Menu Log Out berfungsi untuk keluar dari sistem Phreedom. Setelah Anda klik Log Out, maka Anda akan dialihkan ke halaman Login, berikut ini:  

Referensi

• Agus Eka Pratama, S.T.,M.T., I Putu, Smart City Beserta Cloud Computing dan Teknologi-Teknologi Pendukung Lainnya. Bandung:Informatika,2014, pp.361-433.
• https://citaekayana.wordpress.com/2015/09/22/237/ 
• http://edipuspayasa.blogspot.com/2015/04/pengertian-dan-installasi-phreedom.html